Z artykułu dostępnego tutaj dowiesz się jaki cel ma tzw. ustawa o sygnalistach, jakich podmiotów publicznych i prywatnych dotyczy oraz do kiedy podmiot te będą musiały wdrożyć obowiązki nałożone omawianą ustawą.
Ten artykuł odpisuje natomiast:
-
-
- co reguluje ustawa o sygnalistach (możliwość zgłoszenia naruszenia określonego prawa gdy zgłaszający ma uzasadnione podstawy twierdzić, że informacja jest prawdziwa);
- jakie osoby fizyczne podlegają ochronie i w jakich sytuacjach.
-
Czas omówić jakie konkretnie obowiązki na podmioty prawne nakłada ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
Poniżej omawiany jest projekt ustawy, który na stronach Rządowego Centrum Legislacji ukazał się 4 sierpnia 2022 r.
Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowana działań następczych
Podmioty prawne, o których napisałam tutaj będą miały obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Ustawodawca określa obligatoryjne i fakultatywne elementy procedury zgłaszania naruszeń.
Obligatoryjnie procedura zgłoszeń wewnętrznych ma określać:
1) punkt zgłoszeń tj. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń;
2) sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego (telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej lub pisemnie) wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanych dalej „adresem do kontaktu”;
3) bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4) obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
5) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
6) maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 4, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Co to jest informacja zwrotna? To informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Fakultatywnie procedura zgłoszeń wewnętrznych może objąć w szczególności:
1) wskazanie naruszeń innych niż wskazane w ustawie (np. etycznych, przepisów prawa pracy np. mobbingu), jeżeli podmiot prawny ustanowi zgłaszanie takich naruszeń;
2) wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;
3) informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem procedury wewnętrznej;
4) zrozumiałe informacje o zasadach bezpiecznego i niepozostawiającego śladów dokonania zgłoszenia w systemie informatycznym, zapewniających zachowanie prywatności zgłaszającego.
Co oznaczają działania następcze, które musi podjąć podmiot prawny?
Działania następcze to działania podjęte przez podmiot prawny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Ustawa precyzuje, że przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia ma polegać w szczególności na postępowaniu wyjaśniającym, wszczęciu kontroli lub wszczęciu postępowania administracyjnego, wniesieniu oskarżenia, działaniach podjętych w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięciu procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Forma dokonywania zgłoszeń
Zgłoszeń będzie można dokonywać w formie ustnej lub pisemnej.
Jeśli chodzi o zgłoszenia w formie ustnej podmiot prawny ma zapewnić możliwość rozmowy telefonicznej lub dokonania zgłoszenia za pośrednictwem systemów komunikacji głosowej. Za system komunikacji głosowej ustawodawca uważa nagrywaną linię telefoniczną lub inny nagrywany system komunikacji głosowej.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgłoszenie dokonane w formie ustnej
Jak wyżej wspomniano, zgłoszenie może być dokonane w formie ustnej np. pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej. Wówczas za zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie:
-
-
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie,
- kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez jednostkę lub osobę lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszenia.
-
Gdy zgłoszenie ustne dokonywane jest za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, musi być dokumentowane w formie protokołu rozmowy sporządzonego przez jednostkę lub osobę lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszenia, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy. Zgłaszający ma prawo do dokonania sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
Zgłoszenie dokonane w formie ustnej – zorganizowanie spotkania na wniosek zgłaszającego
Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne może być dokonane za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania przygotowanego przez jednostkę lub osobę lub podmiot upoważnione do przyjmowania zgłoszeń, który odtwarza dokładny przebieg tego spotkania, a zgłaszający ma prawo dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń
Podmiot prawny ma obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu zgłaszającego;
5) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
Obowiązek konsultacji projektu procedury
Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych, po konsultacjach z:
1) zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u podmiotu prawnego działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2) przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego, jeżeli w tym podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Konsultacje mają trwać nie krócej niż 7 dni i nie dłużej niż 14 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Termin wejścia w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.
Obowiązek przedstawiania procedury wraz z rozpoczęciem rekrutacji
Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby, podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.