W związku z pracą zdalną pracodawcy zgłaszają dwojakie problemy: albo z ich obserwacji wynika, że pracownik podczas pracy zdalnej nie wykorzystuje w pełni czasu pracy, albo pracownik twierdzi, iż pracuje w godzinach nadliczbowych, co zgłasza (nieświadomemu godzin nadliczbowych pracodawcy) wraz z żądaniem zapłaty za te godziny (zwykle pod koniec miesiąca, w którym pracował zdalnie).
Mimo prób legislacyjnych nie udało się uregulować pracy zdalnej w Kodeksie pracy.
Jak zatem rozliczać i kontrolować czas pracy w pracy zdalnej?
Oczywistym jest, że nawet gdy pracownicy świadczą pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca powinien wiedzieć w jakich faktycznie godzinach pracują, a zatem kiedy rozpoczynają, a kiedy ją kończą.
Do polskiego porządku prawnego pracę zdalną wprowadziła ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Na próżno szukać w niej informacji o tym jak pracownik ma potwierdzać swoją obecność w pracy. Rzecz jasna, na pewno nie w sposób określony w regulaminie pracy (sposób ten jest bowiem właściwy dla pracowników świadczących pracę na miejscu w zakładzie pracy).
Już z powyższego wynika dlaczego pracodawca powinien wprowadzić regulamin pracy zdalnej. Trzeba przedstawić pracownikowi zasady świadczenia pracy w formie zdalnej. Jeśli w zakładzie pracy występuje telepraca to można czerpać z jej rozwiązań, chociaż nie wszystkich. Pracy zdalnej nie należy bowiem mylić z telepracą, chociaż te formy świadczenia pracy wykazują pewne podobieństwa. Samo polecenie pracy zdalnej może nie być wystarczające.
Jakie są sposoby potwierdzania obecności w pracy świadczonej zdalnie?
- Wysłanie maila do przełożonego na początek i na koniec dnia pracy. Nie polecam jednak takiego sposobu, przełożony może zostać zasypany bardzo dużą liczbą maili w sytuacji gdy ma wielu podwładnych.
- Skorzystanie z wewnętrznego komunikatora na którym zaznaczona będzie obecność na stanowisku pracy danego pracownika.
- Odznaczenie obecności w wewnętrznym systemie/aplikacji stworzonej dla danego pracodawcy do pomiaru czasu pracy. Jest to moim zdaniem najlepszy sposób.
- Monitoring służbowej poczty. Dzięki temu pracodawca będzie widział, czy pracownik zalogował się do poczty i kiedy się z niej wylogował. Ten sposób nie zawsze będzie skuteczny, a nadto wymaga wprowadzenia go w regulaminie pracy (jest to bowiem forma monitoringu).
Ewidencja wykonanych czynności w trakcie pracy zdalnej
Zgodnie z art. 3 ust. 6 ww. ustawy z dnia 2 marca 2020 r. „Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania”.
W poleceniu pracy zdalnej albo w regulaminie pracy (zdalnej) pracodawca powinien określić wymogi pracodawcy co do ewidencjonowania czynności w pracy zdalnej, z jaką częstotliwością pracownik ma przekazywać przełożonemu ewidencję wykonanych czynności. Należy również określić co ma znaleźć się w takiej ewidencji, np. dokładana data wykonania czynności i czas na nią poświęcony. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie wzoru takiej ewidencji. Częstotliwość zależna jest od specyfiki i rodzaju pracy, stanowiska, ale także i okresu rozliczeniowego.
Praca w godzinach nadliczbowych – tylko po uprzednim poinformowaniu pracodawcy?
W większości regulaminów pracy spotykany jest mechanizm uprzedniego zgłaszania konieczności pracy w godzinach nadliczbowych lub wymóg uzyskania pisemnej (nawet nie w formie dokumentowej, ale pisemnej) i uprzedniej zgody na pracę w godzinach nadliczbowych.
Moim zdaniem wymóg uzyskania pisemnej zgody na pracę w godzinach nadliczbowych może nie odnieść zamierzonego efektu. Zasadniczo bowiem, dla skuteczności roszczenia o wypłatę godzin nadliczbowych polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych może być wydane w dowolny sposób, także dorozumiany, nawet wówczas, gdy chodzi o pracę wykonywaną w istocie z inicjatywy pracownika, ale za wiedzą pracodawcy.
Godziny nadliczbowe a telepraca
Warto w tym momencie zacytować wyrok Sądu Najwyższego, w którym pracownik świadczący pracę w formie telepracy domagał się wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych. SN stwierdził, że: „Każdy stan rzeczy, w którym forma lub sposób zatrudnienia wymusza niestandardową organizację lub szczególną formę zatrudnienia pracownika, w których niemożliwa lub utrudniona jest kontrola pracodawcy nad sposobem i czasem wykonywania pracy przez zatrudnionego, który sam organizuje sobie pracę i kształtuje swój rozkład oraz wymiar czasowy świadczenia pracy w konkretnych terminach jej wykonywania, uzasadnia obarczenie obu stron stosunku pracy ciężarem dowodu na przeciwstawne sporne fakty lub okoliczności (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 listopada 2001 r., I PKN 678/00, OSNAPiUS 2002 Nr 22, poz. 538). Oznacza to, że pracownik powinien udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że we wskazanych dniach pracy lub dniach wolnych od pracy pracował w interesie i co najmniej za dorozumianą akceptacją pracodawcy w konkretnej i weryfikowalnej liczbie godzin nadliczbowych, co pracodawca może kontestować przeciwdowodami, że taka potrzeba nie wystąpiła, ponieważ zadania te pracownik mógł i powinien był wykonać w granicach normalnego czasu pracy.” (Tak: wyrok SN z dnia 4 września 2019 r., II PK 172/18).
Zacytowałam ten wyrok bowiem uwidacznia on, że brak formalnego zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wykazania, że takowe nie powstały.
Zadaniowy czas pracy w pracy zdalnej?
Przejście pracownika na zadaniowy system czasu pracy niewiele zmieni w sprawie pracy w godzinach nadliczbowych. Prawdą jest, ze zadaniowy czas pracy jest zwyczajowo pojmowany jako nienormowany czas pracy.
Ale…. wymiar zadań w zadaniowym systemie czasu pracy powinien być tak ustalony przez pracodawcę, aby pracownik mógł je wykonać w normach czasu pracy określonych w art. 129 k.p. (Tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 13 października 2016 r., III APa 7/16).
W przypadku gdy pracodawca obciąży pracownika zadaniami, których wykonanie w ramach tej normy jest niemożliwe, może odpowiadać za naruszenie przepisów o czasie pracy. Nie jest dopuszczalne planowanie pracy dłuższej niż ośmiogodzinna w zadaniowym systemie czasu pracy, co wynika z art. 140 Kodeksu pracy. W zadaniowym systemie czasu pracy godziny nadliczbowe mogą jednak wystąpić.
Jeśli chcesz więc zapanować nad godzinami nadliczbowymi sam zadaniowy czas pracy nie będzie dobrym rozwiązaniem.
Może ryczałt?
Zgodnie z art. 151 [1] § 4 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe, może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Ale … wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Niestety, wymiar ten trzeba oszacować.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi obowiązek pracodawcy. Można jednak ograniczyć zakres prowadzonej ewidencji. Zgodnie z wyrokiem SN z 19.05.2004 r., I PK 630/03, ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona.
Nie ewidencjonuje się godzin pracy zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Oczywiście ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych wysoce utrudnia dokładną kontrolę liczby przepracowanych godzin, skoro zwalania z ewidencji godzin pracy. Z tego względu trzeba oszacować ile godzin ponad normę będzie pracował dany pracownik. Ustalenie takiego sposobu rozliczeń wymaga również zgody pracownika, choćby w sposób dorozumiany.